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Etre efficace dans votre travail. Savoir organiser son temps et son environnement pour avoir des résultats probants. Le Coach Kader continue de nous donner quelques clés dans cette deuxième partie.
3. Maitriser l’utilisation du téléphone, de l’Internet et des médias sociaux
La technologie est un bon serviteur mais un mauvais maître. Si votre travail ne requiert pas que vous répondiez au téléphone, aux emails ou que vous soyez continuellement sur les médias sociaux, il faut planifier les moments de la journée où vous faites vos appels téléphoniques, consultez votre boite vocale et répondez aux emails. En effet ces tâches peuvent facilement gruger une part importante de votre temps et votre productivité si vous ne les contrôlez pas. Il faut établir à l’avance à quels moments de la journée vous allez répondre aux appels ainsi qu’aux emails. Il est important aussi que vos collègues et vos interlocuteurs habituels (clients, fournisseurs, etc.) sachent que vous ne répondez pas automatiquement et qu’en cas d’urgence ils peuvent avoir un moyen de vous joindre facilement, par exemple par le biais d’un collègue ou de la standardiste. Quant aux recherches personnelles sur le web ou les visites sur Facebook, si vraiment vous devez le faire au bureau il est préférable que ce soit pendant vos pauses. Il faut toujours déterminer au préalable le temps que vous allez y passer et respecter ce budget temps.
4. Regrouper les tâches similaires
Quand vous jonglez d’un type de tâche à un autre, vous faites passer constamment votre cerveau d’un mode à un autre, ce qui est stressant et contreproductif. Pour plus d’efficacité il faut plutôt regrouper les tâches similaires et les traitez les unes à la suite des autres. Par exemple vous travaillez sur plusieurs dossiers et chaque dossier implique des appels téléphoniques, des envois d’emails, des rédactions de propositions commerciales, etc. Vous pouvez consacrer par exemple une heure aux appels téléphoniques, deux heures aux envois d’emails et quatre heures à la rédaction des propositions commerciales. L’avantage de cette pratique est que quand le cerveau est déjà dans un certain rythme il est plus productif d’en profiter pour faire d’autres tâches qui requièrent ce même rythme plutôt que de l’interrompre et de se mettre dans un rythme différent plusieurs fois par jour. Cette pratique aide aussi à mieux planifier vos journées et organiser votre temps. (A suivre)
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